Vadi dokumentācija

1. Darba sākšana

Reģistrējies ar e-pastu un paroli vai ar Google kontu. Pirmajā reizē atveras uzņēmuma pievienošanas vednis ar diviem soļiem:

1. Veids un rekvizīti. Izvēlies Uzņēmums (SIA, AS, biedrība) vai Pašnodarbinātais (saimnieciskās darbības veicējs, IK, MUN). Sāc rakstīt nosaukumu vai 11 ciparu reģistrācijas numuru — meklētājs atrod uzņēmumu Uzņēmumu reģistra atvērtajos datos un aizpilda nosaukumu un adresi. Ievadot derīgu reģ. numuru, sistēma fonā pārbauda PVN maksātāja statusu VID reģistrā. Reģistrācijas numurs (pašnodarbinātajam — personas kods bez domuzīmes) ir obligāts — bez tā nevar sagatavot EDS deklarācijas.
2. Nodokļu iestatījumi. Pašnodarbinātajam — režīms (vispārējais IIN vai MUN). Uzņēmumam — UIN režīms (standarta vai alternatīvais 15 % no 2026. gada). Visiem — PVN maksātāja statuss un periods (mēnesis/ceturksnis), kā arī vai ir darbinieki.

Pēc apstiprināšanas tiek izveidots uzņēmums ar standarta kontu plānu (Latvijas 8 klašu shēma) un 7 dienu bezmaksas izmēģinājumu bez kartes. Uzņēmuma e-pastā sākotnēji ieliekam tavu konta e-pastu (tas vajadzīgs EDS dokumentiem un rādās rēķinos) — nomaini to iestatījumos, ja vajadzīgs cits. Vienam kontam var būt vairāki uzņēmumi — saraksts ir adresē /o, jaunu pievieno ar “+ Pievienot uzņēmumu”. Bezmaksas izmēģinājums ir vienu reizi kontā — to saņem pirmais izveidotais uzņēmums; nākamajiem abonements jānoformē uzreiz.

Pirmie soļi. Jauna uzņēmuma darbvirsmā redzams saraksts “Pirmie soļi”: aizpildi rekvizītus (IBAN, parakstītājs), izvēlies — sāc no nulles vai pārej no citas programmas (tad ievadi sākuma atlikumus, sk. §16), reģistrē pirmo ieņēmumu vai izdevumu, pievieno darbiniekus un ielasi bankas izrakstu. Soļi atzīmējas paši, un saraksts pazūd līdz ar pirmo reģistrēto dokumentu; to var arī paslēpt ar “Paslēpt”.

MUN maksātājs nevar vienlaikus būt PVN maksātājs — sistēma to neļauj atzīmēt.

2. Darbvirsma un nodokļu kalendārs

Darbvirsma ir uzņēmuma sākumlapa. Augšā ir rādītāju josla (ieņēmumi, izdevumi, rezultāts, nauda kontos, debitori, kreditori) ar salīdzinājumu pret iepriekšējo mēnesi; mēnesi pārslēdz ar bultiņām ‹ ›. Zemāk — paneļi par nodokļu saistībām, naudas kustību, algām un pamatlīdzekļiem.

Sadaļa “Kas jādara” ir nodokļu kalendārs. Tas veidojas automātiski no taviem iestatījumiem: PVN maksātājam — PVN deklarācijas termiņi, darba devējam — Darba devēja ziņojums, SIA — UIN un gada pārskats, pašnodarbinātajam — MUN vai VSAOI un gada ienākumu deklarācija. Termiņi, kas iekrīt brīvdienās, tiek pārcelti uz nākamo darba dienu.

• Oranžs marķieris — termiņš tuvojas; sarkans — nokavēts.
• PVN un DDZ uzdevumiem ir poga “XML” (lejupielāde EDS iesniegšanai) un saite “Apskatīt”; pārējiem — “Sagatavot”.
• “Nodokļu samaksa vienotajā kontā” (23. datums) jau virsrakstā rāda aptuveno summu: PVN no grāmatvedības datiem + algu nodokļi no apstiprinātā algu aprēķina. Maksā internetbankā uz VID vienoto nodokļu kontu: LV33TREL1060000300000, saņēmējs Valsts budžets (VID), reģ. Nr. 90000010008, Valsts kase, BIC TRELLV22 — VID summu sadala pa deklarācijām automātiski.
• “Algu izmaksa” pēc aprēķina apstiprināšanas rāda izmaksājamo neto un ved uz maksājumu sarakstu ar darbinieku IBAN.
• Kad izdarīts — spied ķeksi; kļūdas gadījumā “Atsaukt” sadaļā “Nesen izdarītie”.
• Pilnu sarakstu atver zvaniņa ikona topbārā vai “Pilns kalendārs →”.
• Nokavēts termiņš no saraksta nepazūd — tas paliek sarkans, līdz atzīmē izpildi.

Ja vēl neesi PVN maksātājs, sistēma seko apgrozījumam un brīdina, kad tas tuvojas 50 000 € reģistrācijas slieksnim (jau no 40 000 €).

3. Ieņēmumi: rēķini

Visi ieņēmumi ir vienā sadaļā Ieņēmumi — gan tavi izrakstītie rēķini, gan ieņēmumi bez rēķina (filtrs “Rēķini / Bez rēķina” saraksta augšā). Poga “+ Izrakstīt rēķinu” izraksta formālu klienta rēķinu ar PDF, secīgu numuru un automātisku grāmatojumu.

1. Izveido melnrakstu. Izvēlies rēķina tipu — Rēķins (elektronisks, bez paraksta), Rēķins ar parakstu vai Preču pavadzīme (ar transporta laukiem) — un ar lauku “Rēķina valoda” to, vai PDF būs latviešu vai angļu valodā (ieskaitot summu vārdiem); noklusējuma valodu iestata Iestatījumos, katram rēķinam to var mainīt. Izvēlies klientu (vai izveido jaunu turpat), norādi datumus, apmaksas termiņu (ātrās pogas +7/+14/+30 dienas) un pievieno rindas: apraksts, daudzums, cena bez PVN un PVN likme. Kopsummas rēķinās uzreiz.
2. Izraksti. Poga “Izrakstīt rēķinu” piešķir numuru no sērijas un izveido grāmatojumu (debitori pret ieņēmumiem un PVN). Ja rēķins gatavs uzreiz, jau formā spied “Saglabāt un izrakstīt” — numurs un grāmatojums rodas vienā solī, bez melnraksta starpsoļa. Izrakstīts rēķins ir grāmatvedības dokuments — to labo pēc zemāk aprakstītajiem noteikumiem, nevis vienkārši pārrakstot.
3. Nosūti PDF. “Lejupielādēt PDF” — rēķins ar visiem PVN likuma 125. panta rekvizītiem, summu vārdiem un reversā PVN atzīmēm, ja vajadzīgas. Kad rēķins aizsūtīts klientam, spied “Atzīmēt kā nosūtītu” — statuss kļūst “Nosūtīts” un programma vairs neļaus atsaukt izrakstīšanu (aizsūtītam dokumentam numuram jāpaliek).
4. Atzīmē apmaksu. Kopsummas kartē spied “Atzīmēt kā saņemtu” — uz pogas redzams datums, ar kuru nauda tiks iegrāmatota (pēc noklusējuma šodien, visa summa). Ja nauda ienāca citā dienā vai tikai daļa, atver “Cits datums vai daļēja summa” un labo datumu vai summu: mazāka summa nozīmē, ka rēķins kļūst Daļēji saņemts un atlikums paliek redzams; nākamo maksājumu atzīmē tāpat. Šis datums ir naudas datums — rēķina datumu un PVN periodu tas nemaina (pašnodarbinātajam kases principā tas nosaka ieņēmuma mēnesi). Rēķinu var arī kopēt vai nosūtīt klientam atgādinājumu (mailto).
5. Kļūda izrakstītā rēķinā. Rēķina lapā izvēlnē “⋯” spied “Atcelt rēķinu” — pareizo ceļu programma izvēlas pati un apstiprinājumā pasaka, kas notiks ar numuru. Ja rēķins nav atzīmēts kā nosūtīts un ir pēdējais sērijā, tas atgriežas melnrakstā: vari to izlabot un izrakstīt no jauna ar to pašu numuru. Ja rēķins jau nosūtīts vai nav pēdējais sērijā, tas tiek anulēts — dokuments un numurs paliek vēsturē ar atzīmi “Anulēts” (arī PDF), bet grāmatojuma vairs nav; numerācijā caurums nerodas. Apstiprinājumā ir rūtiņa “Rēķins jau nodots klientam” — to atzīmē, ja papīrs aizgājis klientam bez atzīmes programmā; tad numurs netiek izmantots otrreiz. Ja rēķins jau apmaksāts, vispirms spied “Atsaukt apmaksu”. Ja periods jau slēgts (PVN deklarācija atzīmēta kā iesniegta vai gads noslēgts), atcelt vairs nevar — tad paliek tikai kredītrēķins.
6. Kredītrēķins. Izrakstīta rēķina lapā spied “Kredītrēķins” — atveras forma ar tām pašām rindām ar mīnusa zīmi (daļējai kreditēšanai summas var samazināt). Izrakstot kredītrēķinu, oriģināls saņem statusu “Kreditēts”; ja tas vēl nebija apmaksāts, abi dokumenti tiek savstarpēji ieskaitīti bez naudas kustības, ja bija — atzīmē atmaksu klientam ar pogu “Atzīmēt atmaksu klientam”. Kredītrēķins nonāk PVN deklarācijā ar mīnusa summām (PVN1 dokumenta veids “kredītrēķins”).

PVN likmes rindā:

• 21 % — standarta likme.
• 12 % / 5 % — samazinātās likmes (zāles, grāmatas, prese u.c.).
• 12 % pārtikai — pagaidu likme atsevišķiem produktiem (spēkā 01.07.2026.–30.06.2027.).
• 0 % eksports / piegāde ES — precēm ārpus ES vai uz ES ar derīgu klienta PVN numuru.
• Pakalpojumi ES uzņēmumam — reversais PVN — saņēmējs maksā PVN savā valstī.
• Reversais PVN Latvijā — būvniecībai, kokmateriāliem, metāliem, elektronikai u.c.
• Atbrīvots — 52. panta darījumi.

4. Ieņēmumi bez rēķina

Tajā pašā sadaļā Ieņēmumi ar pogu “+ Ieņēmums bez rēķina” reģistrē ienākumus, par kuriem sistēmā netiek izrakstīts rēķins: kases ieņēmumi, platformas (piem., Bolt, Wolt), ārpus sistēmas izrakstīti rēķini vai pirms pārejas uz Vadi izrakstīti dokumenti. Grāmatvedībā un PVN deklarācijā abi veidi nonāk vienādi.

• Norādi datumu, veidu (Pakalpojumi / Preces / Citi), aprakstu un summu.
• PVN maksātājam ir “bez PVN / ar PVN” slēdzis — PVN aprēķinās pats.
• Atzīme “Nauda jau saņemta” ar konta izvēli (Bankā/Kasē); ja neatzīmē — kļūst par debitoru.
• Karogs “Iekļaut PVN deklarācijā” — izslēdz to manuāli deklarētiem ieņēmumiem (piem., pārejas rēķiniem), lai PVN neuzskaitītu divreiz.
• PVN maksātājam: ja darījuma partnerim ir PVN numurs, dokumenta numurs ir obligāts — šādu darījumu PVN1 pielikumā uzrāda atsevišķi. Ieņēmumi bez partnera (kase, mazumtirdzniecība) nonāk T/X kopsavilkumā, tiem numurs nav vajadzīgs.

Skaidra nauda (kase). Kases ieņēmumu reģistrē kā ieņēmumu bez rēķina ar saņemšanas kontu Kasē (konts 2610); skaidrā naudā apmaksātu izdevumu — tāpat ar “Kasē” pie apmaksas. Kases atlikums vienmēr redzams Virsgrāmatā kontā 2610, un Pārbaudes lapa brīdinās, ja tas kļūst negatīvs (parasti — aizmirsts ieņēmums vai nepareizs konts pie apmaksas).

5. Izdevumi

Reģistrē čekus un saņemtos rēķinus sadaļā Izdevumi: datums, dokumenta numurs un veids (rēķins / kases čeks / cits attaisnojuma dokuments), apraksts, kategorija, piegādātājs un summa.

Čeku un rēķinu pievienošana: ievelc vai izvēlies failus (foto un PDF vienlaikus, arī vairākus) — katrs kļūst par atsevišķu izdevumu, un datums, summa, PVN un pārdevēja reģ. numurs aizpildīsies paši. Atpazīšana (OCR) notiek drošā serverī: attēls tiek nosūtīts apstrādei (pieejama tikai pieteikušamies lietotājiem) un pēc tam glabāts tavā kontā ES serverī, lai dokuments vienmēr būtu pieejams, piem., pārbaudei. Pārbaudi nolasītos skaitļus — izplūdušam čekam tie var būt neprecīzi.

Kategorija nosaka grāmatvedības kontu un atskaitāmā priekšnodokļa daļu:

• Vairums kategoriju — 100 % PVN atskaitāms.
• Transports un degviela — 50 % (vieglajiem auto; kravas u.c. izņēmumiem nomaini uz 100 %).
• Reprezentācija — 40 %; atceries arī par 5 % limitu UIN pusē.
• Ar saimniecisko darbību nesaistītie — 0 % (UIN apliekams objekts).

PVN režīms “Imports” novirza priekšnodokli uz atbilstošo deklarācijas rindu. Režīms “Iekšzemes reversais PVN” (elektronika, būvniecība, kokmateriāli u.c. — likuma 141.–143.4 pants) ļauj ievadīt piegādātāja rēķinu bez PVN: sistēma pati aprēķina 21 %, iegrāmato to abās pusēs (5723 un 2570) un deklarācijā aizpilda R52, R62 un PVN1-I ar attiecīgo R kodu. Režīms “ES iegāde (preces/pakalpojumi no ES)” strādā tāpat, bet ES piegādātājam ar derīgu ES PVN numuru (Google, Meta, hostings u.c.): ievadi summu bez PVN, sistēma aprēķina 21 % pašaprēķinu un aizpilda deklarācijas R50/R55/R64 un PVN1 II daļu (bez R koda). Režīms “Pakalpojums no trešās valsts (ārpus ES)” — piegādātājam ārpus ES bez ES PVN numura (piem., ASV: Anthropic/Claude, OpenAI/ChatGPT, AWS): tāpat pašaprēķins 21 %, bet deklarācijā tas nonāk R54 + R63, un PVN1 pielikumā to neuzrāda. Izdevumu var labot (“Labot”) — grāmatojums tiek pārrēķināts no jauna. Ja tāds pats dokumenta numurs no šī piegādātāja jau reģistrēts, sistēma brīdina par iespējamu dublikātu.

Ja neesi PVN maksātājs un ievadi izdevumu no ES piegādātāja ar ES PVN numuru (tipiski — platformas komisija, piem., Bolt/Wolt no Igaunijas), sistēma brīdina par iespējamo PVN reģistrācijas pienākumu (PVN likuma 60. pants): par ES pakalpojumu var būt jāreģistrējas PVN reģistrā un jāsamaksā 21 % pat zem 50 000 € sliekšņa. Izdevumu vari saglabāt kā parasti, bet reģistrēšanās jautājumu noskaidro VID vai pie grāmatveža.

PVN maksātājam: izdevumam no 150 € (bez PVN) ar atskaitāmo priekšnodokli, kā arī ES iegādei, reversajam PVN un importam dokumenta numurs un piegādātājs ir obligāti — šos darījumus PVN1 pielikumā uzrāda atsevišķi, un bez šiem rekvizītiem EDS rindu noraida. Mazie čeki (līdz 150 €) nonāk kopsavilkuma rindā — tiem pietiek ar summu, kategoriju un datumu.

Apmaksu atzīmē ar ķeksi sarakstā vai formā ar “Jau apmaksāts”: izvēlies datumu, kontu un summu. Konts var būt No bankas, No kases (skaidra nauda) vai No personīgiem līdzekļiem — pēdējais nozīmē, ka darbinieks vai īpašnieks samaksāja ar savu naudu: izdevums ir apmaksāts, bet uzņēmumam rodas parāds šai personai (konts 5620, avansa norēķini), ko atmaksā vēlāk (ir gatavs žurnāla šablons “Atmaksa par personīgi apmaksātu pirkumu”). Summa, kas mazāka par atlikumu, iegrāmatojas kā daļēja apmaksa, un atlikušo atzīmē vēlāk.

“Saglabāt un ievadīt nākamo” saglabā izdevumu un notīra formu — ērti, ja jāievada čeku kaudzīte (datums, kategorija un PVN likme paliek).

6. Banka

Sadaļā Banka izrakstu ielasa, augšupielādējot failu — camt.053 (ISO 20022) XML, ko eksportē visas Latvijas bankas; soli pa solim norādes katrai bankai (Swedbank, SEB, Citadele, Luminor, Revolut) ir Bankas lapā virs augšupielādes formas. Drīzumā pievienosim arī tiešo sasaisti ar Latvijas bankām — izraksti ielasīsies automātiski katru dienu, bez failiem.

• Sistēma parsē izrakstu un saglabā transakcijas (+ ienākošs / − izejošs), izlaižot dublikātus.
• Dokumentu izvēle: katrai transakcijai ir atvērto dokumentu saraksts — rēķini, izdevumi un ieņēmumi bez rēķina; “✓” nozīmē precīzu summas sakritību, un labākais kandidāts jau ir izvēlēts. Ja piedāvātais nav īstais, izvēlies citu. Maksājums, kas mazāks par rēķina/izdevuma atlikumu, tiek iegrāmatots kā daļēja apmaksa; ieņēmumu bez rēķina saņem pilnā apmērā. Pēc iegrāmatošanas rindā redzams, uz kuru dokumentu maksājums aizgāja (saite), un dokumenta kartītē — rindiņa “No bankas izraksta”.
• Masveida grāmatošana: “Grāmatot viennozīmīgos” vienā klikšķī iegrāmato visas transakcijas, kurām sistēma atradusi tieši vienu dokumentu ar precīzu summu.
• Algas un nodokļi: izejošai transakcijai dokumentu sarakstā piedāvā arī apstiprinātus algu aprēķinus — sasaiste atzīmē izmaksu tāpat kā poga “Izmaksāts” algu sadaļā (tikai pilnā neto atlikuma apmērā). VID vienotā konta maksājumam parādās poga “Nodokļi (VID)”, kas summu automātiski sadala pa nodokļu saistībām grāmatvedībā (IIN, VSAOI, PVN, UIN, riska nodeva) to atlikumu apmērā — viens klikšķis viena likuma vietā katram nodoklim.
• Kategorizācijas likumi: regulāriem maksājumiem, kas nav rēķins/izdevums (bankas komisija, abonementi), izveido likumu “teksts → konts” lapas apakšā — turpmāk šādas transakcijas grāmato ar pogu “Pēc likuma” vai visas uzreiz ar “Grāmatot pēc likumiem”.
• Pārējās transakcijas atzīmē ar “Ignorēt”; vēlāk var “Atjaunot”.

Valūtas. Vadi grāmatvedība ir eiro — rēķini, pārskati un deklarācijas ir tikai EUR. Darījumu ārvalstu valūtā grāmato manuāli žurnālā, summu pārrēķinot eiro pēc ECB kursa darījuma dienā; tas pats attiecas uz izrakstiem no ne-EUR bankas konta.

Atbalstīts camt.053 / ISO XML formāts (Citadeles XML_ISO jeb camt.052 arī der; ne FiDAViSta, ne CSV/MT940).

7. Naudas plūsma

Sadaļa Naudas plūsma rāda visas naudas kustības bankas kontā un kasē vienā sarakstā — rēķinu apmaksas, izdevumus, algu izmaksas, nodokļu maksājumus VID, dividendes un pārskaitījumus starp saviem kontiem. Šeit redzi, kas ar naudu faktiski notika mēnesī: cik ienāca, cik iztērēts un kāds ir atlikums sākumā un beigās.

• Saraksts veidojas no grāmatojumu žurnāla naudas kontu (2620 banka, 2610 kase) rindām — tāpēc tas vienmēr sakrīt ar grāmatvedību, un tajā automātiski parādās arī manuālie grāmatojumi.
• Katrai rindai ir veids (Rēķins, Izdevumi, Alga, Nodokļi, Dividendes, Pārskaitījums…), un klikšķis atver saistīto dokumentu vai grāmatojumu.
• Algas šeit parādās izmaksas brīdī (solis “Izmaksa” sadaļā Algas vai iegrāmatota bankas izraksta rinda), nodokļi — kad VID maksājums iegrāmatots ar bankas likumu vai manuālu grāmatojumu.
• Pārskaitījumi starp saviem kontiem (piemēram, skaidras naudas iemaksa bankā) kopsummās netiek skaitīti — tie naudas daudzumu nemaina.

Izdevumi, kas apmaksāti no personīgajiem līdzekļiem, šeit neparādās — nauda kontā nekustējās (tie ir izdevumu sarakstā un kontā 5620). Ieņēmumu un izdevumu saraksti rāda dokumentus pēc dokumenta datuma; naudas plūsma rāda maksājumus pēc naudas kustības datuma.

8. Partneri

Partneri ir klientu un piegādātāju katalogs. Katram partnerim ir loma — Klients (rādās rēķinu un ieņēmumu formā) un/vai Piegādātājs (rādās izdevumu formā); jāizvēlas vismaz viena.

• Latvijas partnerim ievadi nosaukumu vai reģ. numuru — nosaukums, reģ. numurs un adrese aizpildās no Uzņēmumu reģistra, bet PVN numurs un maksātāja statuss — no VID reģistra.
• Apmaksas termiņš (piem., 10 dienas) nosaka rēķina “Apmaksāt līdz” datumu, ko var mainīt katram rēķinam.
• Partneri veidojas arī automātiski, kad rēķinā, ieņēmumā vai izdevumā ievadi jaunu darījuma partneri — vēlāk tos vari papildināt.
• Formās partneri izvēlas meklējot — sāc rakstīt nosaukumu vai reģ. numuru, saraksts filtrējas; izvēlies ar bultiņām un Enter.
• Salīdzināšanas akts — partnera kartē lejupielādē savstarpējo norēķinu salīdzināšanas aktu PDF (rēķini, apmaksas, saldo, abu pušu paraksta vietas) — nosūti partnerim parakstīšanai gada beigās vai strīdu gadījumā.

VID reģistra dati atjaunojas reizi dienā, tāpēc pavisam svaigas reģistrācijas var vēl nebūt redzamas — galīgai pārbaudei izmanto VIES saiti formā.

9. Darbinieki un ZDN

Pievienojot darbinieku, norādi vārdu, personas kodu, amatu, profesijas kodu(6–7 cipari pēc Profesiju klasifikatora — vajadzīgs ZDN paziņojumam), atalgojuma veidu (mēnešalga vai stundas likme), slodzi, darba laiku (5d40h vai 5d35h), VSAOI kategoriju un nodokļu profilu: vai iesniegta algas nodokļa grāmatiņa, apgādājamo skaits, invaliditātes grupa, pensionāra statuss.

Ziņas par darba ņēmēju (ZDN, kods 11) VID jāiesniedz ne vēlāk kā vienu stundu pirms darbinieka darba sākuma. Sarakstā pie katra neiesniegtā ir poga “XML” — lejupielādē failu, augšupielādē EDS un atzīmē “✓”.

Bez grāmatiņas nodokļus ietur ar to pašu 25,5 % likmi, bet nepiemēro neapliekamo minimumu un atvieglojumus — tāpēc svarīgi atzīmēt pareizi. Darbinieka atbrīvošana (poga “Atbrīvot”) norāda beigu datumu un ziņu kodu, automātiski pievieno kompensāciju par neizmantoto atvaļinājumu pēdējā mēnesī un sagatavo ZDN XML. Kalendārā uzreiz rodas divi uzdevumi: ZDN ar atbrīvošanas kodu (jāiesniedz 3 darba dienu laikā) un Paziņojums par izmaksātajām summām (līdz nākamā mēneša 15. datumam).

10. Prombūtnes

Sadaļā Darbinieki → Prombūtnes reģistrē atvaļinājumus un slimības lapas — tās automātiski ietekmē algas aprēķinu:

• Ikgadējais atvaļinājums — apmaksā pēc vidējās izpeļņas (pēdējo 6 mēnešu dati).
• Slimības lapa A — 1. diena bez samaksas, 2.–3. diena 75 %, 4.–9. diena 80 % no vidējās izpeļņas; maksā darba devējs.
• Slimības lapa B — no 10. dienas maksā VSAA; algā šīs dienas nav apmaksātas.
• Bezalgas / bērna kopšanas / neattaisnots kavējums / cita — dienas bez samaksas.

11. Darba laika tabele un piemaksas

Sadaļā Algas → Darba laika tabele kopskatā (matrica) aizpilda visu darbinieku dienu statusus mēnesī vai atver vienu darbinieku detalizētai tabelei. Visu tabeli var izdrukāt kā PDF (Darba laika uzskaites tabele).

• Stundu algas darbiniekiem bruto rēķina no tabeles: stundas × likme.
• Piemaksas ievada tabelē: virsstundas (100 %), nakts darbs (50 %), svētku dienas (100 %) — kā papildu piemaksa virs pamata likmes.
• Mēneša prēmiju ievada tabeles kopsavilkumā (attiecas arī uz mēnešalgas darbiniekiem).
• Slimības A/B lapas tabelē redzamas kā Sa / Sb.

12. Algas un DDZ

1. Aprēķini. Sadaļā Algas izvēlies mēnesi un spied “Aprēķināt algas”. Katram aktīvajam darbiniekam izveidojas aprēķina lapa: pamatalga proporcionāli nostrādātajām dienām (vai stundas × likme), piemaksas un prēmija, atvaļinājuma un slimības nauda, VSAOI, neapliekamais minimums (550 € 2026. gadā), atvieglojumi (250 € par apgādājamo), IIN 25,5 %.
2. Pārbaudi. Klikšķis uz darbinieka atver lapu ar bruto sastāvu un tabulu “Kā aprēķināts” — katrs solis ar formulu. Statuss “Aprēķināts” vēl nav iegrāmatots.
3. Apstiprini. “Apstiprināt un iegrāmatot” izveido grāmatojumu, aizslēdz mēnesi un tikai tad algas parādās pārskatos.
4. Iesniedz DDZ. “DDZ XML” — Darba devēja ziņojums augšupielādei EDS. Termiņš — nākamā mēneša 17. datums; nodokļu samaksa — līdz 23. datumam.
5. Izmaksā. Izmaksu saraksts rāda, kam un uz kuru IBAN cik jāpārskaita (neto mīnus mēneša avansi). Lejupielādē SEPA maksājumu failu (pain.001) importam internetbankā vai pārskaiti ar roku, tad spied “Atzīmēt kā izmaksātu” — izveidojas grāmatojums D 5610 / K banka un aizveras kalendāra uzdevums. Mēneša kopsavilkumu lejupielādē ar “Saraksts PDF” vai “CSV”.

• Avansi — izmaksu lapā reģistrē mēneša vidū izmaksātos avansus (grāmatojums izveidojas pats); gala izmaksa automātiski samazinās par avansu summu.
• Ieturējumi — darbinieka kartē pievieno uzturlīdzekļus vai tiesu izpildītāja rakstus; tos atskaita no neto katrā aprēķinā pēc Civilprocesa likuma 594. panta (ietur tikai no daļas virs saglabājamā minimuma — 50 % minimālās algas + 15 % par katru apgādājamo — 30 % vai 40 % apmērā) un uzkrāj 5670 kontā līdz pārskaitīšanai.
• Minimālās VSAOI iemaksas — ja darbinieka bruto ir zem minimālās algas, aprēķina lapā parādās piemaksas prognoze (34,09 % no iztrūkuma, maksā darba devējs). Atbrīvojuma iemeslu (pensionārs, students u.c.) atzīmē darbinieka kartē.
• Valdes locekļi — atzīmē darbinieka kartē; DDZ automātiski lieto VL/VLP statusu (7./8. tabula). Ja valdes loceklis nesaņem atlīdzību, algu var atstāt tukšu — persona tiek reģistrēta (ZDN/DDZ), bet algas aprēķinā neietilpst. Minimālās VSAOI no domājamā ienākuma (ja uzņēmumam ir apgrozījums un neviens nesaņem vismaz minimālo algu) sistēma neaprēķina — to novērtē pats vai kopā ar grāmatvedi.
• Kļūdas labošana — apstiprinātam mēnesim “Atcelt apstiprinājumu” dzēš grāmatojumu un atgriež statusu “Aprēķināts”; izlabo datus un apstiprini vēlreiz. Ja mēnesis jau atzīmēts kā izmaksāts, vispirms spied “Atsaukt izmaksu” — tas dzēš izmaksas grāmatojumu un atgriež statusu “Apstiprināts”.

Aprēķina lapu darbiniekam izsniedz pēc pieprasījuma (DL 71. pants) — atver mēneša aprēķinu, klikšķini uz darbinieka un spied “Aprēķina lapa PDF”.

13. Pamatlīdzekļi un nolietojums

Sadaļā Pamatlīdzekļi reģistrē pamatlīdzekļus un rēķina nolietojumu finanšu grāmatvedībai. Nolietojuma politiku — metodi (lineārā vai degresīvā) un grāmatošanas biežumu (reizi mēnesī vai reizi gadā 31.12) — norāda Iestatījumos, un grāmatošanas pogas tai pielāgojas. Grāmatošana vienmēr prasa apstiprinājumu; kļūdaini nogrāmatotu ierakstu var dzēst žurnālā.

• Pievienojot pamatlīdzekli, izvēlies kategoriju (tā ietiek ieteicamo lietderīgās lietošanas laiku, piem., datortehnika 3 gadi, transportlīdzekļi 5, ēkas 20), norādi iegādes datumu, vērtību bez PVN un lietderīgo laiku gados.
• Grāmato nolietojumu par izvēlēto mēnesi (vai “Grāmatot visu līdz šim mēnesim”, ja iekavējies) — izveidojas ieraksts D 7410 / K 1290. Atkārtoti spiest ir droši — nekas netiek grāmatots divreiz.
• Izslēgšana (poga “Izslēgt”) automātiski noraksta uzkrāto nolietojumu un atlikušo vērtību. Pēc nolietojuma grāmatošanas pamatlīdzekli vairs nevar dzēst — tikai izslēgt.

Pamatlīdzekļa iegādi reģistrē sadaļā Izdevumi — kategoriju sarakstā izvēlies “Pamatlīdzekļa iegāde” (vai “Nemateriālā ieguldījuma iegāde”): izveidojas grāmatojums uz aktīva kontu (1230 vai 1120) ar atskaitāmo priekšnodokli, un pamatlīdzeklis automātiski nonāk reģistrā ar norādīto kategoriju un lietderīgo laiku. Pārdošanu, izslēdzot pamatlīdzekli, atsevišķi izraksti kā rēķinu (lai ieņēmumus neuzskaitītu divreiz).

14. Žurnāls un pārskati

Sadaļā Pārskati ir grāmatvedības skati, kas veidojas automātiski no grāmatojumiem. PZA un Bilanci var skatīt oficiālajā gada pārskata shēmā (Gada pārskatu likuma pielikumi) vai detalizēti pa kontiem:

• Virsgrāmata — kontu apgrozījumi un atlikumi; klikšķis uz konta atver konta karti ar korespondējošiem kontiem un uzkrājošo atlikumu.
• Peļņas vai zaudējumu aprēķins — ieņēmumi pret izdevumiem ar rezultātu.
• Bilance — aktīvi pret pasīviem par periodu (divas kolonnas) ar iebūvēto kontroli “Bilance sakrīt”.
• Deklarācijas — vienota PVN, DDZ un gada deklarāciju XML sagatavošana (sk. nākamo sadaļu).
• Pārbaudes — grāmatvedības veselības pārbaude vienā lapā: negatīva kase, aizmirsti melnraksti, debitori ar 90+ dienu kavējumu, neapstiprinātas algas, nesaskaņota banka, nenogrāmatots nolietojums, partneru dublikāti, kavēti termiņi, neslēgti gadi. Ieteicams izskatīt pirms PVN iesniegšanas un gada slēgšanas.

Sadaļa Žurnāls ir hronoloģiskais grāmatojumu žurnāls; filtrē pēc konta, puses, partnera, avota un perioda. Ar pogu “+ Manuāls grāmatojums” pievieno savus ierakstus (labot/dzēst drīkst tikai manuālos un sākuma atlikumus; dokumentu radītos labo pie avota dokumenta).

Gada slēgšana (Žurnāls → Gada slēgšana): pēc 31. decembra slēdz gadu — viens grāmatojums pārnes ieņēmumu un izdevumu kontus uz 3500 “Pārskata gada peļņa”, bet iepriekšējā gada peļņu uz 3400 “Nesadalītā peļņa”. Slēgts gads ir aizsargāts pret labojumiem; gadi jāslēdz pēc kārtas, atvērt atpakaļ var tikai pēdējo slēgto. PZA pārskats slēgšanas grāmatojumu nerāda — gada rezultāts tur paliek redzams arī pēc slēgšanas.

Dividenžu izmaksa. Peļņu izmaksā pēc gada pārskata apstiprināšanas, no nesadalītās peļņas. Atsevišķas ātrās formas nav — izmanto manuālu grāmatojumu (Žurnāls → “+ Manuāls grāmatojums”): aprēķinot — D 3400 “Nesadalītā peļņa” / K 5810 “Norēķini ar dalībniekiem (dividendes)”; izmaksājot — D 5810 / K 2620 (banka). Sadalītā peļņa ir UIN objekts (20/0,8) — par to aprēķina un deklarē UIN (sk. §15). Dalībniekam– fiziskai personai dividendes no UIN maksātāja Latvijas sabiedrības ir atbrīvotas no IIN (netiek apliktas otrreiz).

Gada pārskats. Gada pārskata XML sistēma pagaidām neģenerē, bet visus skaitļus dod oficiālajā shēmā: pēc gada slēgšanas atver PZA un Bilanci par slēgto gadu, lejupielādē PDF/CSV un pārnes rindas uz EDS formu “Gada pārskats”. Termiņš mikro un mazajām sabiedrībām — 31. maijs (sk. termiņu tabulu §19).

Pārskatus, žurnālu un arī konta karti var lejupielādēt PDF (finanšu pārskatiem — ar vadītāja paraksta rindu) vai CSV formātā, kas pielāgots Latvijas Excel (semikols, komats, UTF-8).

15. Deklarācijas un EDS

Sistēma ģenerē VID deklarācijas kā EDS XML no dzīvajiem datiem. Katrs fails tiek saglabāts EDS dokumentu žurnālā (topbārā) ar kontrolsummu un statusu (Ģenerēts → Lejupielādēts → Iesniegts EDS).

• PVN deklarācija (DokPVNv7) — no rēķiniem, ieņēmumiem un izdevumiem; līdz nākamā mēneša 20. datumam.
• PVN1 pielikums (darījumu saraksts): darījumus ar PVN partneri uzrāda atsevišķi; mazumtirdzniecību un mazos darījumus (līdz 150 € neto uz dokumentu) sistēma apkopo automātiski — pārdošanā kopsavilkuma T (<150 €) un X (≥150 € bez PVN partnera), iepirkumos T un V (viens partneris, kopā >150 €). Dokumenta veidu ieņēmumiem bez rēķina un izdevumiem ņem no lauka “Attaisnojuma dokuments” (1 — nodokļa rēķins, 2 — kases čeks vai kvīts, 3 — bezskaidras naudas dokuments); sistēmā izrakstītam rēķinam tas VIENMĒR ir nodokļa rēķins (1), kredītrēķinam — 4, tāpēc tur šāda lauka nav.
• PVN ieskaits žurnālā: ģenerējot PVN deklarācijas XML, sistēma automātiski iegrāmato perioda ieskaitu D 5723 «Norēķini par PVN» / K 2570 «Priekšnodoklis» par žurnālā uzkrāto perioda priekšnodokli — konts 5723 pēc tam rāda tieši VID maksājamo neto summu, un maksājums (D 5723 / K 2620) to slēdz uz nulli. Žurnālā ieraksts redzams ar avotu “PVN ieskaits”; ģenerējot deklarāciju atkārtoti, ieskaits tiek pārrēķināts un aizstāts, bet slēgtā (jau iesniegtā) periodā tas netiek mainīts. Vajadzības gadījumā ierakstu var dzēst žurnālā tāpat kā manuālu grāmatojumu.
• Darba devēja ziņojums (DDZ) — no apstiprinātā algu aprēķina; līdz 17. datumam.
• Ziņas par darba ņēmējiem (ZDN) — pieņemšana/atbrīvošana.
• UIN deklarācija (SIA) — sadaļā UIN; ar alternatīvo 15 % režīmu no 2026. gada. Decembra deklarācija obligāta arī bez peļņas sadales.
• MUN deklarācija (DokMNv6) — pašnodarbinātajam MUN maksātājam; sadaļā MUN, ceturkšņa ieņēmumi ielasās no virsgrāmatas.
• Pašnodarbinātā VSAOI (PNZ) — sadaļā VSAOI; 31,07 % + 10 % pensijai.
• Gada ienākumu deklarācija (IIN) — sadaļā IIN; D3 sagatave pārnešanai uz EDS.

Pašnodarbinātā deklarāciju (MUN, VSAOI, D3) skaitļi ielasās pēc kases principa — pēc naudas, kas reāli saņemta vai samaksāta katrā mēnesī (rēķins nonāk tajā mēnesī, kad apmaksāts; neapmaksāts vēl neskaitās; izdevums, ko samaksāji no personīgajiem līdzekļiem, arī skaitās kā samaksāts; aizdevumi un pārvedumi starp saviem kontiem izkrīt). Ja kāds maksājums veikts skaidrā naudā ārpus sistēmas vai esi PVN maksātājs (rēķinu apmaksa ietver PVN), pirms iesniegšanas pārbaudi un koriģē summas — visi lauki deklarācijas sagatavē ir rediģējami. VSAOI un MUN lapā var atvērt arī tekošo (nenoslēgto) ceturksni — skaitļi ir provizoriski, bet noderīgi, lai jau ceturkšņa vidū redzētu, cik uzkrājas.

Iesniegšana caur EDS API (beta): ja Iestatījumos pievienota EDS API atslēga, žurnālā parādās poga “Iesniegt caur API” — deklarācija nonāk VID bez faila lejupielādes, un “Atjaunot statusu” parāda, vai VID to pieņēmis. Pašlaik tā strādā MUN deklarācijai; pārējie tipi sekos.

VID publisku testa vidi (sandbox) nepiedāvā — EDS API izsaukumi notiek reālajā vidē. API atslēga derīga līdz 90 dienām; kad tā beidzas, izveido jaunu EDS iestatījumos.

Manuālais ceļš: spied “XML”, augšupielādē failu EDS (Sagatavot dokumentu → No faila) un pēc tam atzīmē “Iesniegts EDS” — atbilstošais kalendāra uzdevums aizveras automātiski.

16. Migrācija no citas programmas

Atver Iestatījumi → Grāmatvedība → Sākuma atlikumi, norādi pārejas datumu un ievadi no vecās programmas bilances: kontu atlikumus (aktīvu konti — debetā, pasīvu un kapitāla — kredītā), atvērtos klientu rēķinus un piegādātāju parādus pa partneriem, kā arī pamatlīdzekļus — katru ar iegādes vērtību un līdz pārejai uzkrāto nolietojumu. Pamatlīdzekļi uzreiz nonāk reģistrā un turpina nolietoties automātiski.

Forma pārbauda, ka aktīvi = pasīvi (poga “Attiecināt starpību” aizpilda atlikumu), un saglabā vienu grāmatojumu “Sākuma atlikumi”. Sākuma atlikumus var ievadīt tikai vienreiz — lai labotu, dzēs esošo grāmatojumu žurnālā un ievadi no jauna. Darbiniekus, klientus un piegādātājus pievieno attiecīgajās sadaļās.

17. Iestatījumi

• Mans konts (lietotāja izvēlnē augšējā labajā stūrī) — tavs vārds, e-pasta maiņa (ar apstiprinājuma saiti) un paroles maiņa. Ja konts izveidots ar Google, šeit vari izveidot paroli, lai ienāktu arī ar e-pastu. Aizmirstu paroli atjauno pieteikšanās lapā ar “Aizmirsi paroli?”.
• Rekvizīti — nosaukums, reģ. numurs, PVN numurs, adrese, e-pasts, IBAN, NACE kods un parakstītājs (vadītājs). Tie nonāk rēķinu PDF un EDS dokumentos. Nosaukums, reģ. numurs, adrese (pašnodarbinātajam — parasti deklarētā dzīvesvieta) un e-pasts ir obligāti; PVN maksātājam — arī PVN numurs (ieslēdzot PVN statusu, tas aizpildās pats kā LV + reģ. numurs). Šeit arī rēķina noformējums — logotips, zīmola krāsa, BIC/SWIFT un noklusējuma rēķina valoda (latviešu/angļu).
• Nodokļi — PVN statuss un periods, UIN/MUN režīms, darbinieku pazīme, algu izmaksas diena, “cenas ar PVN” slēdzis.
• Kontu plāns — pievieno vai labo kontus (8 klašu shēma).
• Rēķinu numerācija — prefikss, formāts un nākamais numurs.
• Komanda — uzaicini grāmatvedi vai kolēģi ar lomu (grāmatvedis, administrators, skatītājs) pa kopējamu saiti; grāmatveža piekļuve — bez papildu maksas.
• Abonements — plāns un izmēģinājuma perioda atlikušās dienas.
• EDS API (beta) — ielīmē API atslēgu no EDS (Iestatījumi → API atslēgu pārvaldība; derīga līdz 90 dienām). Sadaļā ir soli-pa-solim pamācība ar saiti uz EDS un poga “Pārbaudīt savienojumu”, kas ar saglabāto atslēgu nosūta testa autorizāciju (nekas netiek iesniegts).
• Darbību žurnāls — svarīgāko darbību pieraksts (kurš izrakstīja rēķinu, apstiprināja algas, slēdza gadu, mainīja iestatījumus); ieraksti nav labojami.

Lomas un tiesības — ko katra loma drīkst:

Skatītājs redz visu, ieskaitot algu aprēķinus — lomu dod tikai cilvēkiem, kam uzticies (piem., otram īpašniekam vai revidentam).

Saskarnes valoda. Vadi darbojas latviski un angliski — valodu pārslēdz ar karodziņa nolaižamo galvenē (mobilajā — izvēlnē). Izvēle saglabājas tavā profilā un pārnesas uz citām ierīcēm. Tā ir atsevišķa no dokumentu valodas: rēķina PDF valodu (latviešu/angļu) izvēlas rēķina formā un iestatījumos, un EDS deklarācijas vienmēr ir latviešu valodā, kā to prasa VID.

Konts un parole. Paroli atjauno pieteikšanās lapā ar “Aizmirsi paroli?” — uz e-pastu pienāks atiestatīšanas saite. Ja pieteicies ar Google, parole nav vajadzīga. E-pasta maiņai vai konta dzēšanai raksti uz info@vadi.lv — konta dzēšana neatgriezeniski dzēš arī uzņēmumu datus, tāpēc pirms tam lejupielādē pārskatus un dokumentus (PDF/CSV/XML).

18. Meklēšana

Topbāra meklēšanas lauks (vai zvaniņa blakus) atrod partnerus, rēķinus, izdevumus, darbiniekus un grāmatojumus vienuviet. Ieraksti vismaz 2 rakstzīmes — parādās ātrie rezultāti; Enter vai “Visi rezultāti →” ved uz pilno meklēšanas lapu ar tabulām.

19. Termiņu tabula

Ja datums iekrīt brīvdienā — termiņš ir nākamā darba diena; kalendārs to ņem vērā automātiski.

20. Kas notiek grāmatvedībā

Sistēma ved divkāršo ierakstu automātiski — katram dokumentam savs grāmatojums:

• Rēķins: D 2310 Debitori / K 6110 Ieņēmumi + K 5723 PVN.
• Izdevums: D izdevumu konts (+ neatskaitāmais PVN) + D 2570 Priekšnodoklis / K 5310 Piegādātāji.
• Algas: D 7210 Alga + D 7220 VSAOI DD + D 7230 Riska nodeva / K 5610 Neto + K 5721 IIN + K 5722 VSAOI + K 5725 Riska nodeva.
• Nolietojums: D 7410 Nolietojums / K 1290 Uzkrātais nolietojums.
• Apmaksa (banka): D 2620 Banka / K 2310 Debitori (rēķinam); D 5310 Piegādātāji / K 2620 Banka (izdevumam).

Katrs grāmatojums tiek pārbaudīts pret līdzsvara noteikumu (Σ debets = Σ kredīts) datubāzes līmenī — nesabalansētu ierakstu sistēma fiziski neļauj saglabāt. Piekļuve datiem ir tikai uzņēmuma biedriem (īpašnieks, administrators, grāmatvedis, skatītājs) ar rindu līmeņa drošību datubāzē.

21. Datu drošība un rezerves kopijas

• Kur glabājas dati — Eiropas Savienības datu centrā (Supabase, ES reģions) šifrētā datubāzē; savienojums vienmēr ir šifrēts (HTTPS).
• Rezerves kopijas — datubāzei automātiski tiek veidotas ikdienas rezerves kopijas platformas līmenī; papildus katru svarīgo darbību sargā rindu līmeņa drošība un līdzsvara pārbaudes.
• Savas kopijas — jebkurā brīdī vari lejupielādēt žurnālu un pārskatus (PDF/CSV), rēķinus (PDF) un deklarācijas (XML) — tie noder arī kā tavs arhīvs ārpus sistēmas. Grāmatvedības dokumenti pēc likuma jāglabā 5 gadus.
• Darbību žurnāls — Iestatījumos pieejams svarīgāko darbību pieraksts (kurš izrakstīja rēķinu, apstiprināja algas, slēdza gadu) — ierakstus nevar labot vai dzēst.
• Piekļuve — dati redzami tikai uzņēmuma komandas biedriem ar atbilstošu lomu; paroles pārbaudes limitē arī pieprasījumu biežums (aizsardzība pret minēšanu).

22. Abonements un apmaksa

Katram uzņēmumam ir savs abonements — trīs plāni ar PVN (vienādi visiem): Pamats 9 €/mēn. (90 €/gadā), Pro 17 € (170 €), Premium 35 € (350 €); gada maksājums = 2 mēneši bez maksas. Apmaksa notiek sadaļā Abonements (saite Iestatījumos) ar Visa vai Mastercard karti Stripe drošajā maksājumu lapā — kartes dati Vadi serveros nenonāk.

• Apmaksāt var īpašnieks, administrators vai grāmatvedis. Čeki pienāk uz uzņēmuma e-pastu; rēķinus un karti pārvalda poga «Pārvaldīt maksājumus un rēķinus».
• Pro un Premium plānos ir prioritārs atbalsts — latviski, angliski un krieviski; šo plānu e-pastus izskatām prioritārā kārtā. Pamata plānā — standarta atbalsts.
• Abonements atjaunojas automātiski. Atcelt var jebkurā brīdī — piekļuve paliek līdz apmaksātā perioda beigām; samaksātās summas par iesākto periodu netiek atmaksātas (pirms abonēšanas visu var izmēģināt bezmaksas periodā).
• Ja izmēģinājums beidzies un abonements nav apmaksāts, sadaļas ir slēgtas, bet dati saglabājas un eksports (PDF/CSV) paliek pieejams. Konta un datu dzēšanu var pieprasīt, rakstot uz info@vadi.lv.

Jautājumi par apmaksu? Raksti uz info@vadi.lv — atbildam arī izmēģinājuma laikā.